FAQ

De onderwijsinstelling staat in voor het organiseren én bekostigen van aanpassingen, voor zover ze als 'redelijk' beschouwd worden. Hierbij wordt gekeken naar:

• De organisatorische impact van de aanpassing.

De onderwijsinstelling bepaalt hoeveel impact de aanpassing heeft op de bestaande structuur en processen.
Bijvoorbeeld: Het aanpassen van een lesrooster voor één vak -om tegemoet te komen aan een student die door een medische behandeling het vak anders niet kan bijwonen- kan al dan niet redelijk worden bevonden indien de studentencapaciteit en lokalenverdeling dit toelaat.

• Frequentie en duur van het gebruik van de aanpassing.

De instelling houdt rekening met hoe vaak de aanpassing nodig zal zijn en hoe lang men de aanpassing nodig zal hebben.
Bijvoorbeeld: Als een student slechts tijdelijk een aangepaste leeromgeving nodig heeft (bijvoorbeeld na een operatie), kan dit een minder zware impact hebben dan wanneer de aanpassing op lange termijn vereist is.

• Impact op de levenskwaliteit van de gebruiker(s) met een handicap.

Een redelijke aanpassing moet de levenskwaliteit van de student met een beperking verbeteren, zodat die op een gelijkwaardig niveau kunnen deelnemen aan het onderwijs.
Bijvoorbeeld: Het verstrekken van gebarentaalondersteuning voor een dove student kan het verschil maken tussen deelname aan het lesprogramma of uitsluiting.

• Impact van de aanpassing op de omgeving en andere gebruikers.

De aanpassing moet worden beoordeeld op de effecten op de bredere leeromgeving, inclusief de impact op andere studenten en personeel. Bijvoorbeeld: Het toegang bieden van een assistentiehond en/of therapiedier kan beschouwd worden als een redelijke aanpassing. Medestudenten en/of docenten kunnen hier echter angstig of allergisch voor zijn. Facts & figures, aandachtspunten en tips hierover vind je hier .

• Afwezigheid van gelijkwaardige alternatieven.

Als er een andere, minder ingrijpende manier is om de aanpassing te implementeren die dezelfde resultaten oplevert, kan dit als redelijker worden beschouwd. Bijvoorbeeld: In plaats van speciaal aangepaste software te voorzien voor een student met dyslexie, zou er automatisch als standaardoplossing kunnen gezorgd worden voor toegankelijke en digitale lesmaterialen.

• De financiële impact van de aanpassing.

Men bekijkt de kosten in verhouding tot het beschikbare budget en de algehele financiële haalbaarheid.
De onderwijsinstelling beoordeelt daarnaast of de kosten van de aanpassing in verhouding staan tot de voordelen voor de student.
Bijvoorbeeld: Een instelling kan kiezen om een duur speciaal hulpmiddel aan te schaffen, maar als er een goedkopere, even effectieve optie is, kan dit als redelijker worden beschouwd.

Wanneer er financiële steun of subsidies beschikbaar zijn (bijvoorbeeld van de overheid of andere instellingen), kan dit de kosten verlichten.
Bijvoorbeeld: Een student met een visuele beperking kan mogelijk aanspraak maken op een subsidie voor de aanschaf van software die tekst kan voorlezen.

• Verzuim van voor de hand liggende of wettelijk verplichte normen.

De onderwijsinstelling moet voldoen aan de wettelijke verplichtingen voor redelijke aanpassingen, zoals vastgelegd in de wetgeving rond gelijke kansen voor studenten met een handicap.
Bijvoorbeeld: Wanneer een schoolgebouw niet voldoet aan de minimale toegankelijkheidsnormen zoals wettelijk voorgeschreven, moet de instelling dit aanpassen – ook indien dit extra investeringen vergt.

Bronnen

Verenigde Naties. (2006). Convention on the Rights of Persons with Disabilities. https://www.un.org/disabilities/documents/convention/convoptprot-e.pdf

Vlaamse Regering (z.d.). Codex Hoger Onderwijs – Artikel II.276: Redelijke aanpassingen voor studenten met een functiebeperking. Vlaamse overheid. Geraadpleegd op 3 juni 2025, van https://codex.vlaanderen.be/portals/codex/documenten/1021259.html

Ja.

Als de uitstap deel uitmaakt van het curriculum, dan geldt het principe van redelijke aanpassingen zoals opgenomen in Art. II.276 van de Codex Hoger Onderwijs.
Dat betekent dat de onderwijsinstelling de verantwoordelijkheid draagt om ervoor te zorgen dat studenten met een functiebeperking op gelijke voet kunnen deelnemen.

Redelijke aanpassingen voor meerdaagse uitstappen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• Aangepast vervoer
• Een toegankelijke kamer
• Individuele begeleiding of assistentie

Opgelet. Als de aanpassing essentieel is voor gelijke toegang tot het onderwijsaanbod, dan mag hiervoor geen extra kost aangerekend worden aan de student.

Bron

Vlaamse Overheid. (z.d.). Codex Hoger Onderwijs – Artikel II.276: Redelijke aanpassingen. Geraadpleegd op 2 juni 2025, van https://codex.vlaanderen.be/portals/codex/documenten/1021259.html

Soorten individueel studietrajecten (IST)

Bij het bepalen van de aard en omvang van ondersteuning is het allereerst belangrijk om een onderscheid te maken tussen studenten die een officieel inschrijvingstraject doorlopen in functie van een examen- of diplomacontract, en studenten die niet voldoen aan de diplomavoorwaarden en/of niet geslaagd zijn voor het toelatingsonderzoek, maar toch wensen in te stromen om een vak of module te volgen.
Voor beide groepen is het belangrijk vooraf duidelijke afspraken te maken over de verwachtingen, de mogelijke beperkingen binnen het traject, en welke ondersteuning realistisch geboden kan worden. We adviseren om het gesprek aan te gaan op basis van het needs assessment en in lijn met de richtlijnen uit de eerder opgestelde FAQ rond redelijke aanpassingen. Dit helpt om tot heldere afspraken te komen over haalbaarheid, wederzijdse verantwoordelijkheden en grenzen van redelijke ondersteuning binnen het IST (individueel studietraject).

Verantwoordelijkheid na inschrijving

Toegankelijkheid en volwaardige deelname aan alle onderwijsleeractiviteiten binnen het aanbod waarvoor de student is ingeschreven vallen onder de verantwoordelijkheid van de instelling.
De instelling richt deze zelf in of kan hiervoor externe hulp inkopen bij bijvoorbeeld bij een leersteuncentrum.

Het is niet de bedoeling dat studenten hun persoonsvolgend budget (PVB) inzetten voor ondersteuning die de instelling hoort te bieden.
Alleen wanneer de ondersteuning buiten de reguliere onderwijstijd valt of buiten het reguliere ondersteuningsaanbod zoals bijvoorbeeld noodzakelijk verzorgingstaken, kan het gebruik van PVB overwogen worden.

Voor meer informatie en specifieke richtlijnen kunt u terecht op de website van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH).

Conclusie:

Bij het inrichten van ondersteuning en begeleiding vanuit de instelling, worden zowel de ondersteuningsnood van de student als de draagkracht van de instelling in rekening worden gebracht.
Het is belangrijk dat dit helder wordt besproken en transparant vastgelegd binnen het IST-traject, zodat de student weet waarop hij/zij kan rekenen om in te schatten hoe realistisch en haalbaar de studie zal zijn.

Bronnen

Vlaamse Overheid. (z.d.). Studeren met een functiebeperking in het hoger onderwijs. Geraadpleegd op 2 juni 2025, van https://www.vlaanderen.be/onderwijs-en-vorming/ondersteuning-en-begeleiding-voor-leerlingen-cursisten-en-studenten/hoger-onderwijs/studeren-met-een-functiebeperking-in-het-hoger-onderwijs

Vlaamse Overheid. (z.d.). Het persoonsvolgend budget voor personen met een handicap (PVB). Geraadpleegd op 2 juni 2025, van https://www.vlaanderen.be/het-persoonsvolgend-budget-voor-personen-met-een-handicap-pvb

Wetgevend kader

Er is geen specifieke wet die voor alle instellingen exact vastlegt hoe lang attesten (zoals doktersattesten, attesten van psychologen, diagnosen, enz.) in het kader van studentenbegeleiding bewaard mogen of moeten worden. Wel gelden de algemene principes van de GDPR (AVG) en de aanbevelingen van privacy-toezichthouders (zoals de Gegevensbeschermingsautoriteit, GBA).

Wanneer we de tekst ‘implicaties kwaliteitswet en ELP voor begeleidingsdiensten’ erbij nemen geldt het volgende:

De attesten of (info) mogen 'niet langer dan noodzakelijk' worden bewaard. Dit betekent dat de gegevens dus verwijderd moeten worden zodra hun doel is bereikt.
Concreet betekent dit dat ze slechts bewaard mogen worden zolang de begeleiding loopt of zolang ze relevant zijn voor het ondersteunen van de student.

Er wordt aangeraden om een concrete bewaartermijn te definiëren in het privacy-beleid van de begeleidingsdienst (bijvoorbeeld: verwijderen na x jaar na het stopzetten van de begeleiding.

Digitale opslag

• Het bewaren op een server is toegestaan, mits de gegevens adequaat beveiligd zijn (bv. enkel toegankelijk voor gemachtigde medewerkers).
• Er moet een duidelijke rol- en toegangscontrole zijn.

Conclusie

SIHO raadt aan om een interne richtlijn op te stellen waarin staat dat attesten bij het beëindigen van de begeleiding worden vernietigd, tenzij er een legitieme reden is om ze langer te bewaren.
De bewaartermijn mag nooit ‘voor altijd’ zijn, zelfs niet als studenten toestemming gaven voor bewaring.

Check eventueel ook of jouw instelling een centrale richtlijn of DPO (Data Protection Officer) heeft die bewaartermijnen bepaald. Als die er niet is, is het zinvol om als dienst/studiebegeleiding zelf een voorstel te doen, bv.: Attesten worden maximaal 1 jaar na uitschrijving van de student bewaard, tenzij ze nodig zijn voor gerechtvaardigde administratieve of juridische doeleinden.

Bronnen:

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

https://www.siho.be/nl/publicaties-en-e-learning/kwaliteitswet-en-eerstelijns-psychologische-zorg